Non, tout document est « archive », dès sa création, y compris les documents électroniques.
« Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du patrimoine, article L. 211-1).
Pour savoir quels sont les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être éliminés, il faut se référer au tableau de gestion des archives communales.
Aucun document d’archives publiques (autre que brouillons, copies et documentation) ne peut être détruit sans l’accord préalable des Archives départementales (article L 212-14 du code du patrimoine).
Un bordereau d’élimination d’archives doit donc leur être adressé pour visa.
Les documents ne peuvent pas être jetés à l’air libre mais doivent être incinérés ou déchiquetés, afin qu’il soit impossible de les reconstituer.
Le prestataire qui assure la destruction (entreprise privée, déchèterie) doit remettre à la collectivité un certificat de destruction.
Il faut traiter ses courriels comme l’on traiterait du courrier papier : la pièce jointe intéressante est enregistrée dans l’arborescence du serveur tandis que le contenu du mail est conservé, chronologiquement ou thématiquement, dans la boîte pendant 6 ans. Dépassé ce délai, les courriels peuvent être supprimés, après validation des Archives départementales.
Non, si le document est signé de façon manuscrite, c’est la version papier qui fait foi. Le document numérisé n’est qu’une copie, sans valeur.
Il est toutefois possible sous certaines conditions de détruire par anticipation des documents papiers éliminables à terme pour conserver uniquement leur version numérisée, mais tout projet de ce type doit être soumis aux Archives départementales.
Lorsqu’un document est signé de façon électronique, c’est la version informatique qui fait foi, et qui doit donc être conservée. L’impression papier n’est alors qu’une copie, sans valeur.
Il faut se référer au répertoire qui a été rédigé lors du classement des archives et qui doit être conservé dans la collectivité, ainsi qu’au cadre de classement des archives communales de 1926.
Les Archives départementales de l’Isère publient sur leur site Internet un guide des archives communales qui contient une description sommaire des documents déposés, mais aussi l’inventaire des documents versés par les services du cadastre et de la préfecture, relatifs à la commune. L’inventaire complet des archives déposées est disponible auprès de la responsable des archives communales.