Outils à destination des collectivités

Afin d’aider les collectivités dans la gestion courante de leurs archives, le CDG38 propose des outils de gestion et des modèles de documents à leur usage.

Classement, tri et élimination d’archives

  • Tableau de gestion des archives communales : structuré par compétences, ce tableau de gestion détermine pour chaque typologie de document la durée pendant laquelle il doit être impérativement conservé et le sort final qui lui est ensuite réservé : conservation définitive, élimination ou échantillonnage.
  • Modèle de bordereau d’élimination d’archives : ce formulaire répertorie les documents que la collectivité souhaite faire détruire. Le bordereau doit être adressé aux Archives départementales qui, au titre du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, sont seules compétentes pour autoriser toute destruction d’archives.

Consultation des documents

  • Modèle de fiche "fantôme" de consultation de document : la fiche "fantôme" est utilisée pour marquer l’emplacement d’un document emprunté momentanément par un service.
  • Modèle de règlement de consultation des archives : une collectivité peut décider d’adopter, par arrêté, un règlement précisant les conditions dans lesquelles est organisée la consultation des documents d’archives par des personnes extérieures.

Conservation matérielle

Archives des EPCI

  • Note d’information sur les archives des intercommunalités : cette note présente les modalités d’organisation possibles que les EPCI peuvent mettre en place pour assurer la gestion de leurs archives.

 

 

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